Gestion du changement

Aperçu

• Pourquoi la gestion du changement est-elle importante?

  Une solide stratégie de gestion du changement permet aux organisations et aux Premières nations de faire face à des événements inattendus tout en préservant leur stabilité financière et la confiance de la communauté. En planifiant de manière proactive les situations d’urgence, en gérant les risques et en mettant en œuvre des stratégies de communication efficaces, les conseils d’administration, les chefs et les conseils municipaux peuvent relever les défis en toute confiance, en informant la communauté et en la rendant résiliente.

Ressources disponibles

• Planification et dépenses d’urgence

  • Description: Ce guide décrit le processus de gestion des dépenses imprévues liées à des situations d’urgence, telles que les catastrophes naturelles ou les crises sanitaires, ainsi que les ajustements budgétaires nécessaires.

  • Objectif : Veiller à ce que les réponses financières aux urgences soient traitées de manière systématique, avec des procédures de suivi des dépenses, de réaffectation des fonds et de demande de remboursement.

  • Faits saillants du processus :
    • Autorisation des dépenses d’urgence par les conseils d’administration, le chef et le conseil ou les administrateurs principaux.
    • Ajustements budgétaires immédiats pour tenir compte des dépenses d’urgence.
    • Demande de financement supplémentaire et de remboursement auprès de SAC (Services aux Autochtones Canada), lorsque possible.
  • Échéancier : Les ajustements d’urgence doivent être effectués dès que possible afin de refléter fidèlement la situation financière de la communauté.

• Techniques de gestion des risques

  • Objectif : Décrire les méthodes permettant d’identifier, d’évaluer et d’atténuer les risques susceptibles de perturber la stabilité financière et opérationnelle.

  • Domaines clés :
    • Cadres d’identification et d’évaluation des risques.
    • Stratégies pour minimiser les perturbations potentielles des programmes communautaires.
    • Planification des éventualités financières, comme la constitution de fonds de réserve.

• Stratégies de communication en période de changement

  • Objectif : Fournir les meilleures pratiques pour communiquer les changements au sein de la communauté et aux parties prenantes pendant les périodes de perturbation.

  • Domaines clés :
    • Stratégies pour informer les membres de la communauté des mesures d’urgence, des ajustements financiers ou des changements de programme.
    • Considérations relatives au traitement des informations sensibles et à l’exactitude des messages.

• Cadre de gestion de crise

  • Objectif : Établir un cadre pour la gestion des situations de crise nécessitant des réponses immédiates et coordonnées entre plusieurs programmes et départements. 

  • Domaines clés :
    • Rôles et responsabilités des conseils d’administration, du chef, du conseil et des directeurs de programme.
    • Procédures pour la prise de décisions rapides et l’allocation des ressources durant une crise.
    • Évaluation post-crise pour analyser la réponse et améliorer la planification future.

• Cadre de planification d’urgence

  • Description: La planification d’urgence consiste à établir un protocole approuvé pouvant être activé rapidement en cas d’urgences imprévues nécessitant des ressources non incluses dans le plan financier régulier.

  • Objectif : La planification d’urgence reconnaît les risques potentiels pouvant compromettre la stabilité financière à la suite d’événements inattendus, notamment les incendies communautaires, les inondations, les épidémies et autres circonstances incontrôlables. Malgré l’imprévisibilité des risques et la difficulté à les intégrer dans la planification financière régulière, une approche formalisée est cruciale.
    Actions essentielles :
    • Adoption d’une résolution du conseil de bande (RCB)/motion du conseil d’administration pour autoriser un « état d’urgence », essentiel pour l’obtention de remboursements auprès de Services aux Autochtones Canada ou du gouvernement local.
    • Élaboration et approbation d’un Plan de préparation aux situations d’urgence, tel que recommandé par Services aux Autochtones Canada/gouvernement local, en collaboration avec le représentant régional à la préparation d’urgence.
  • Considérations :  Diverses stratégies peuvent être mises en œuvre pour gérer efficacement les impacts financiers :
    • Délégation de l’autorité de signature aux hauts responsables pour les dépenses d’urgence, conformément aux lignes directrices établies et aux limites financières préapprouvées.
    • Planification budgétaire stratégique, distinguant clairement les dépenses obligatoires et discrétionnaires, et gestion des flux de trésorerie pour atténuer les dépenses imprévues.
    • La mise en réserve d’une partie des fonds spécifiquement pour les urgences, bien qu’il faille être prudent, car cela peut entraîner par inadvertance des dépenses non essentielles qualifiées d’urgentes.
    • Intégration de la flexibilité dans le plan financier pour permettre des réaffectations après une urgence.
    • Assurance complète pour les infrastructures et logements afin de réduire de façon significative les risques financiers.

  Le suivi post-urgence est essentiel pour évaluer et ajuster les priorités établies, et une tenue rigoureuse des dossiers est primordiale pour présenter des demandes de remboursement exactes. De nombreux accords de financement comprennent des dispositions relatives au financement d’urgence supplémentaire, et des fonds provinciaux d’urgence peuvent aussi être accessibles.

  Processus :

  1. Élaborer et adopter une résolution du conseil de bande/motion du conseil d’administration concernant les mesures d’urgence.
  2. Collaborer avec des représentants, tels que le bureau régional de Services aux Autochtones Canada ou les gouvernements locaux, pour élaborer un Plan de préparation aux situations d’urgence adapté.

• Dépenses d’urgence

  Les dépenses d’urgence, bien que non prévues et non incluses dans la planification financière initiale, doivent être intégrées au cycle budgétaire par des ajustements nécessaires aux plans de travail des programmes. Ces dépenses doivent être alignées avec le Plan de préparation aux situations d’urgence établi.

  Objectif : Les dépenses imprévues et non budgétées en raison de situations d’urgence, incendies, inondations, épidémies ou autres incidents critiques, doivent être intégrées rapidement dans le cycle budgétaire. Des ajustements immédiats peuvent être nécessaires selon l’ampleur et l’urgence de la situation.
  

  Processus :

  Mesures initiales :

  • Mettre en œuvre les mesures financières décrites dans le Plan de préparation aux situations d’urgence existant.
  • En l’absence de plan, l’administrateur principal, avec le chef et le conseil ou le conseil d’administration, autorise les dépenses.
    Ensuite, le responsable principal des finances met en œuvre les mesures nécessaires pour faciliter les déboursés.
  • Un contact immédiat avec les responsables régionaux de Services aux Autochtones Canada/gouvernements est essentiel si un remboursement est recherché pour les dépenses d’urgence.

  
  Suivi et remboursement :
  

  • L’administrateur principal et le responsable principal des finances consignent toutes les dépenses et le temps de travail du personnel concerné.
  • Les demandes de remboursement auprès de Services aux Autochtones Canada sont soumises par la Nation/l’organisation.

  
  Ajustements budgétaires :
  

  • Lors de la réception des fonds réorientés par Indigenous Services Canada/Gouvernement, évaluer l’impact financier sur les budgets et la gestion de la trésorerie.
  • Les impacts financiers majeurs exigent la préparation immédiate d’un rapport sur les dépenses et les écarts, détaillant les dépenses d’urgence.
  • Chercher des revenus supplémentaires à travers les ententes de financement applicables.
  • Ajuster les budgets, en utilisant éventuellement des fonds réservés, et mettre en œuvre des actions stratégiques de gestion de la trésorerie.

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