Gestion du changement

Aperçu

• Pourquoi la gestion du changement est-elle importante?

  Une stratégie solide de gestion du changement permet aux organisations et aux Premières Nations de faire face à des événements inattendus tout en maintenant la stabilité financière et la confiance de la communauté.

  En planifiant de façon proactive les situations d’urgence, en gérant les risques et en mettant en œuvre des stratégies de communication efficaces, le Chef et le Conseil / les conseils d’administration peuvent relever les défis avec assurance, tout en tenant la communauté informée et en renforçant sa résilience.

Ressources disponibles

• Planification et dépenses d’urgence

  • Description : Ce guide décrit le processus de gestion des dépenses imprévues découlant de situations d’urgence, telles que des catastrophes naturelles ou des crises sanitaires, ainsi que les ajustements budgétaires nécessaires.
  • Objectif : S’assurer que les réponses financières aux situations d’urgence sont gérées de manière systématique, au moyen de procédures permettant le suivi des dépenses, la réaffectation des fonds et la présentation de demandes de remboursement.
  • Faits saillants du processus :
    • Autorisation des dépenses d’urgence par le conseil d’administration, le chef et le conseil, ou l’administration principale.
    • Ajustements budgétaires immédiats pour tenir compte des dépenses liées à l’urgence.
    • Présentation d’une demande de financement supplémentaire ou de remboursement auprès de Services aux Autochtones Canada (SAC), lorsque possible.
  • Échéancier : Les ajustements budgétaires liés à une situation d’urgence doivent être effectués dès que possible afin de refléter fidèlement la situation financière de la communauté.

• Techniques de gestion des risques

  • Objectif : Présenter des méthodes permettant d’identifier, d’évaluer et d’atténuer les risques susceptibles de compromettre la stabilité financière et opérationnelle.
  • Domaines cles :
    • Stratégies visant à réduire les perturbations potentielles des programmes communautaires.
    • Planification des imprévus financiers, notamment la mise en place de fonds de réserve.

• Stratégies de communication en période de changement

  • Objectif : Fournir des pratiques exemplaires pour communiquer les changements au sein de la communauté et aux parties prenantes en période de perturbation.
  • Domaines clés :
    • Stratégies pour informer les membres de la communauté des mesures d’urgence, des ajustements financiers ou des changements de programme.
    • Considérations relatives à la gestion des renseignements sensibles et à l’exactitude des messages.

• Cadre de gestion de crise

  • Objectif :
    Établir un cadre pour la gestion des situations de crise nécessitant des réponses immédiates et coordonnées à l’échelle de plusieurs programmes et services.
  • Domaines clés :
    • Rôles et responsabilités du conseil d’administration, du chef et du conseil, ainsi que des directeurs de programme.
    • Procédures pour la prise de décisions rapides et l’allocation des ressources en situation de crise.
    • Évaluation post-crise afin d’analyser l’intervention et d’améliorer la planification future.

• Cadre de planification d’urgence

  • Description
    La planification d’urgence consiste à établir un protocole approuvé pouvant être activé rapidement en cas de situations imprévues nécessitant des ressources non prévues au plan financier régulier.
  • Objectif
    La planification d’urgence vise à reconnaître et à anticiper les risques susceptibles de compromettre la stabilité financière à la suite d’événements inattendus, notamment les incendies communautaires, les inondations, les épidémies et d’autres circonstances incontrôlables. Bien que ces événements soient imprévisibles et difficiles à intégrer à la planification financière régulière, l’adoption d’une approche formalisée demeure essentielle.
  • Actions essentielles
    • Adoption d’une résolution du Conseil de bande (RCB) ou d’une motion du conseil d’administration afin d’autoriser la déclaration d’un état d’urgence, étape essentielle pour l’obtention de remboursements auprès de Services aux Autochtones Canada (SAC) ou des gouvernements locaux.
    • Élaboration et approbation d’un plan de préparation aux situations d’urgence, conformément aux recommandations de SAC ou des gouvernements locaux, en collaboration avec le représentant régional en matière de préparation d’urgence.

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  Considérations
  Diverses stratégies peuvent être mises en œuvre afin de gérer efficacement les impacts financiers :

  • Délégation de l’autorité de signature aux cadres supérieurs pour les dépenses d’urgence, conformément aux lignes directrices établies et aux limites financières préautorisées.
  • Planification financière stratégique, distinguant clairement les dépenses obligatoires et discrétionnaires, et gestion proactive des flux de trésorerie afin d’absorber les dépenses imprévues.
  • Mise en réserve de fonds dédiés aux urgences, tout en faisant preuve de prudence, puisque cette pratique peut parfois entraîner la qualification inappropriée de dépenses non essentielles comme urgences.
  • Intégration d’une flexibilité budgétaire permettant des réaffectations après une situation d’urgence.
  • Maintien d’une couverture d’assurance adéquate pour les infrastructures et les logements afin de réduire significativement les risques financiers.

  Le suivi post-urgence est essentiel pour évaluer la réponse apportée et ajuster les priorités établies. Une tenue rigoureuse des dossiers est également primordiale pour appuyer les demandes de remboursement. Plusieurs ententes de financement prévoient des mécanismes de financement d’urgence supplémentaires, et des fonds provinciaux d’urgence peuvent aussi être accessibles.

  Processus

  1. Élaborer et adopter une résolution du Conseil de bande ou une motion du conseil d’administration portant sur les mesures d’urgence.
  2. Collaborer avec les parties concernées — notamment le bureau régional de Services aux Autochtones Canada ou les gouvernements locaux — afin d’élaborer un plan de préparation aux situations d’urgence adapté au contexte de la communauté.

• Dépenses d’urgence

  Les dépenses d’urgence, bien que non prévues et non incluses dans la planification financière initiale, doivent être intégrées au cycle budgétaire au moyen des ajustements nécessaires aux plans de travail des programmes. Ces dépenses doivent être conformes au Plan de préparation aux situations d’urgence en vigueur.

  Objectif :  Les dépenses imprévues et non budgétées découlant de situations d’urgence — telles que des incendies, des inondations, des épidémies ou d’autres incidents critiques — doivent être prises en charge rapidement dans le cycle budgétaire. Selon l’ampleur et l’urgence de la situation, des ajustements immédiats peuvent être requis.

  Processus

  Mesures initiales

  • Mettre en œuvre les mesures financières prévues au Plan de préparation aux situations d’urgence existant.
  • En l’absence d’un tel plan, l’administrateur principal, conjointement avec le Chef et le Conseil / le conseil d’administration, autorise les dépenses. Le responsable principal des finances met ensuite en œuvre les mesures nécessaires pour faciliter les déboursés.
  • Communiquer immédiatement avec les représentants régionaux de Services aux Autochtones Canada (SAC) ou des gouvernements concernés lorsqu’un remboursement des dépenses d’urgence est envisagé.

  Suivi et remboursement

  • L’administrateur principal et le responsable principal des finances consignent l’ensemble des dépenses engagées ainsi que le temps de travail du personnel concerné.
  • Les demandes de remboursement auprès de Services aux Autochtones Canada sont soumises par la Première Nation / l’organisation.

  Ajustements budgétaires

  • À la réception de fonds réaffectés par Services aux Autochtones Canada ou par d’autres paliers de gouvernement, évaluer l’incidence financière sur les budgets et la gestion de la trésorerie.
  • Les incidences financières importantes exigent la préparation immédiate d’un rapport sur les dépenses et les écarts, détaillant les dépenses d’urgence engagées.
  • Rechercher des revenus supplémentaires au moyen des ententes de financement applicables.
  • Ajuster les budgets, au besoin en utilisant des fonds réservés,  et mettre en œuvre des mesures stratégiques de gestion de la trésorerie.

Modèles