Suivi du rendement

Aperçu

• Pourquoi le suivi des performances est-il important?

  Un suivi régulier des performances permet de s’assurer que les programmes restent sur la bonne voie pour atteindre leurs objectifs, tout en offrant la souplesse nécessaire pour relever les défis.
  Grâce à des mesures de responsabilisation structurées, telles que des rapports mensuels, des examens semestriels et des évaluations de fin d’année, les conseils d’administration/conseils de bande et les directeurs de programme peuvent prendre des décisions fondées sur des données, optimiser l’affectation des ressources et renforcer l’impact du programme. Le suivi des performances est essentiel pour favoriser une culture de la responsabilité, de l’amélioration continue et de la réactivité aux besoins de la communauté.

Ressources disponibles

• Responsabilité des programmes

  • Description: Décrit les responsabilités des directeurs de programme dans la gestion de leurs budgets et l’assurance que les programmes respectent les politiques et priorités établies par le conseil d’administration ou le conseil de bande.
  • Objectif : Veiller à ce que les directeurs de programme soient tenus responsables de la santé financière de leur programme, de la qualité des services offerts et des décisions opérationnelles prises.
  • Faits saillants du processus :
    • Rapports financiers mensuels préparés en collaboration avec l’agent financier principal, fournissant au conseil d’administration une vue d’ensemble de la santé financière de chaque programme.
    • Examen semestriel pour les directeurs de programme afin de présenter les progrès accomplis, de discuter des difficultés rencontrées et de plaider en faveur des ajustements budgétaires nécessaires.
    • Examen annuel du programme visant à évaluer les résultats obtenus, la performance financière et l’alignement avec les objectifs stratégiques.
  • Échéancier :
    • Rapports sur les dépenses et les écarts, produits mensuellement ou trimestriellement.
    • L’examen semestriel a lieu vers la fin du deuxième trimestre (septembre).
    • Présentations de l’examen de fin d’année prévues entre fin mai et fin juin.

• Indicateurs de performance et de réussite

  • Objectif :Établir des indicateurs clairs et mesurables pour évaluer le succès des programmes, permettant aux directeurs de programme, aux conseils d’administration et aux conseils de bande d’évaluer les résultats de manière objective.
  • Domaines clés :
    • Définir des objectifs mesurables pour chaque programme en fonction des besoins de la communauté.
    • Utiliser les données pour suivre les progrès et cerner les domaines à améliorer
    • Rattacher les indicateurs de performance aux objectifs stratégiques afin d’avoir une approche cohérente de l’évaluation.

Cadre de responsabilisation des programmes

• Informations complémentaires

  • Objectif : Bien que le conseil de bande ait pour objectif de régir la stratégie et l’orientation générales, les décisions opérationnelles concernant l’administration et l’exécution des programmes sont du ressort des directeurs de programme.
    La responsabilisation des programmes est assurée par :
    
    • Rapports financiers réguliers (mensuels), préparés en coordination avec l’administrateur principal des finances, résumant la santé financière au Conseil (rapports sur les dépenses et les écarts).
    • Les rapports semestriels qui donnent aux directeurs l’occasion de communiquer directement avec le Conseil, en présentant les résultats du premier semestre de l’exercice et en justifiant les crédits supplémentaires.

  
  La responsabilité des programmes s’inscrit dans le cadre du cycle de planification fiscale, en alignant les opérations des programmes sur les priorités du Conseil et en maintenant un contrôle financier permanent.

  • Processus : Le processus d’examen annuel est essentiel et se déroule après la fin de l’exercice fiscal, selon les étapes suivantes :

     

    1. Préparation de rapports de fin d’année détaillés par les directeurs de programme, avec l’appui du service des finances, soumis avant la fin du premier trimestre.
    2. Révision approfondie de chaque programme par le chef et le conseil de bande  et/ou le conseil d’administration
    3. Year-end analyses presented by Program Directors (supported by key staff), structured around:
       • Introduction et présentation par l’administrateur principal
       • Informations générales sur le programme (mandat, clientèle, financement)
       • Affectation des ressources (effectifs, budget, actifs)
       • Cadre opérationnel (juridique, conditions de financement, politiques, mesures de réussite)
       • Performance par rapport aux objectifs et aux mandats
       • Identification des enjeux non résolus
       • Aperçu financier
       • Questions et réponses interactives avec le chef et le conseil d’administration
       • Recommandations sur les stratégies futures

  • Échéancier :
    • Rapports sur les dépenses et les écarts soumis mensuellement ou trimestriellement.
    • Les examens semestriels ont lieu vers la fin du deuxième trimestre (septembre).
    • Les examens annuels des programmes commencent à la fin du mois de mai et se terminent généralement à la fin du mois de juin.

Modèles