Outils de l'Énoncé financier
Accords de Financement
Les ententes de financement sont des documents juridiques essentiels qui établissent le cadre permettant aux organismes gouvernementaux de transférer des fonds aux organisations. Ces ententes définissent des modalités, des conditions et des normes de responsabilisation précises pour les fonds alloués, qui appuient les programmes et les services désignés. Bien que la durée et la souplesse des ententes varient d’un ministère à l’autre, elles offrent des sources de revenus garanties lorsque les conditions sont remplies. Comprendre et respecter ces engagements est essentiel pour le Chef et les membres du Conseil/Conseil afin d’assurer la conformité et de maintenir des relations de financement stables.
Processus
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- Résumé de l’Accord: Le PDG/CAO/Gestionnaire de bande maintient un résumé de toutes les ententes de financement actuelles, y compris les noms, les parties, les modalités et les niveaux de financement.
- Planification des Actions: Chaque entente exige un plan d’action, qu’il soit en cours ou qu’il doive être renouvelé, pour s’assurer que les exigences en matière de rapports sont respectées.
- Négociation: Lorsqu’un nouvel accord est nécessaire, le organisation coordonnées avec le service concerné(s) pour les projets d’examen, idéalement assurer un conseil juridique avis accords avant approbation.
- Confirmation de Financement: Les niveaux de financement révisés pour les accords en cours devraient être confirmés chaque année et intégrés dans les Prévisions de recettes.
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Timing
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- Décembre: Commencer à examiner les ententes de financement.
- Février: Révision complète, alimentation dans le Cycle budgétaire.
- Des mises à jour régulières devraient assurer la conformité et l’alignement continus avec les exigences de déclaration.
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Audit
La vérification fournit une évaluation indépendante et par une tierce partie des recettes et des dépenses de l’organisation, effectuée conformément aux principes comptables généralement reconnus. Tout en se concentrant strictement sur l’exactitude financière et la conformité plutôt que la qualité de décision, cet examen objectif fournit une assurance raisonnable aux membres de la collectivité et aux organismes de financement que les fonds sont comptabilisés adéquatement et qu’ils sont conformes aux exigences des ententes de financement.
Processus d'Audit
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- Nomination du Vérificateur: Organisations en général, utilisez un processus d’appel d’offres pour sélectionner un vérificateur, en renouvelant la sélection tous les trois à quatre ans. Une lettre d’engagement formelle établit la portée et les responsabilités de l’auditeur.
- Préparation: Une réunion intérimaire avec le vérificateur clarifie les exigences de fin d’année, en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient préparés. Les dossiers manquants peuvent entraîner des coûts supplémentaires si l’auditeur doit reconstituer l’information.
- Exécution: L’audit consiste à vérifier les registres comptables, à faire des renvois aux pièces justificatives et à évaluer les contrôles internes.
- Reportage: Les auditeurs rédigent un avis sur la organisation’s états financiers, présentation des résultats au Chef et du Conseil/Côte. Ils fournissent également une “Management Letter” identifiant les domaines à améliorer.
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Liste de contrôle pour la préparation de l'Audit
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- Documentation Nécessaire:
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- Reçus, journaux de paiement, relevés bancaires, chèques annulés
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- Relevés de paie, T4, comptes créditeurs/listes recevables
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- Accords financiers, Conseil de bande/Côte résolutions, livre des procès-verbaux de réunion
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- Grand livre, bilans et états financiers
- Derniers Livrables:
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- Bilans, états des recettes et des dépenses, calendriers des excédents/déficits et rapports spéciaux pour les organismes de financement.
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Timing
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- Septembre: Commencer à inviter des offres, le cas échéant
- Novembre: Confirmer la sélection de l’auditeur.
- Avril 30 – 15 mai: Projet de Déclaration de fin d’année prêt.
- Juillet15: Projet de rapport d’audit pour Chef & Conseil/Côte révision.
- 25 Juillet: Fin de l’audit final, avec les documents mis à la disposition de communauté membres/intervenants et soumis aux agences.
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Conclusion
Les Outils d’Énoncé Financier dans Rapports & Budgétisation comprennent des ressources essentielles pour la gestion, la vérification et la déclaration des finances de l’organisation. Grâce au respect constant des ententes de financement et aux vérifications régulières, l’organisation peut maintenir la transparence financière, satisfaire aux exigences en matière de rapports et promouvoir des pratiques financières durables. Ces outils garantissent que le Chef & Conseil /Conseil et les membres de la communauté disposent de données financières précises et fiables pour appuyer une prise de décision éclairée.
