Outils d’états financiers (énoncé financier)
Ententes de financement
Les ententes de financement sont des documents juridiques essentiels qui établissent le cadre selon lequel les organismes gouvernementaux transfèrent des fonds aux organisations. Elles définissent des modalités, des conditions et des normes de reddition de comptes précises pour les fonds alloués, afin de soutenir des programmes et des services déterminés.
Bien que la durée et la souplesse des ententes puissent varier d’un ministère à l’autre, celles-ci offrent des sources de revenus garanties lorsque les conditions sont respectées. Il est essentiel que le Chef et le Conseil / conseil d’administration comprennent et respectent ces engagements afin d’assurer la conformité et de maintenir des relations de financement stables.
Processus
- Résumé des ententes : Le chef de la direction / directeur général / gestionnaire de bande (CEO/CAO/Band Manager) tient à jour un résumé de toutes les ententes de financement en vigueur, incluant les noms des ententes, les parties concernées, les modalités et les niveaux de financement.
- Planification des actions : Chaque entente requiert un plan d’action — qu’il s’agisse d’une entente en cours ou devant être renouvelée — afin de s’assurer que toutes les exigences en matière de rapports sont respectées.
- Négociation : Lorsqu’une nouvelle entente est requise, l’organisation coordonne les échanges avec le ou les ministères concernés pour l’examen des projets d’entente. Il est recommandé que les ententes soient examinées par un conseiller juridique avant leur approbation.
- Confirmation du financement : Les niveaux de financement révisés pour les ententes en cours devraient être confirmés annuellement et intégrés à la prévision des revenus.
Échéancier
- Décembre : Début de l’examen des ententes de financement.
- Février : Finalisation de l’examen, avec intégration au cycle budgétaire.
Des mises à jour régulières doivent être effectuées afin d’assurer une conformité continue et un alignement constant avec les exigences en matière de rapports.
Audit
L’audit fournit une évaluation indépendante réalisée par une tierce partie des revenus et des dépenses de l’organisation, menée conformément aux principes comptables généralement reconnus. Bien qu’il porte strictement sur l’exactitude financière et la conformité, et non sur la qualité des décisions, cet examen objectif offre une assurance raisonnable aux membres de la communauté et aux organismes de financement que les fonds sont correctement comptabilisés et qu’ils respectent les exigences des ententes de financement.
Processus d'audit
- Nomination de l’auditeur : Les organisations utilisent généralement un processus d’appel d’offres pour sélectionner un auditeur, avec un renouvellement de la sélection tous les trois à quatre ans. Une lettre de mission formelle définit la portée de l’audit ainsi que les responsabilités de l’auditeur.
- Préparation : Une rencontre intermédiaire avec l’auditeur permet de clarifier les exigences de fin d’exercice et de s’assurer que toute la documentation requise est prête. Des dossiers manquants peuvent entraîner des coûts supplémentaires si l’auditeur doit reconstituer l’information.
- Réalisation : L’audit consiste à vérifier les registres comptables, à les recouper avec les pièces justificatives et à évaluer l’efficacité des contrôles internes.
- Rapport : Les auditeurs formulent une opinion sur les états financiers de l’organisation et présentent leurs constats au Chef et au Conseil / conseil d’administration. Ils fournissent également une lettre de recommandations (lettre à la direction) mettant en évidence les secteurs nécessitant des améliorations.
Liste de vérification pour la préparation de l’audit
Documentation requise :
- Reçus, journaux de paiements, relevés bancaires, chèques annulés
- Registres de paie, feuillets T4, listes des comptes fournisseurs et des comptes clients
- Ententes financières, résolutions du Conseil / conseil d’administration, registre des procès-verbaux des réunions
- Grand livre général, bilans et états financiers
Livrables finaux :
- Bilans, états des revenus et des dépenses, tableaux des excédents et déficits, ainsi que tout rapport spécial requis par les organismes de financement.
Échéancier
- Septembre : Lancer l’appel d’offres, le cas échéant.
- Novembre : Confirmer la sélection de l’auditeur.
- 30 avril – 15 mai : Préparation des projets d’états financiers de fin d’exercice.
- 15 juillet : Présentation du projet de rapport d’audit au Chef et au Conseil / conseil d’administration pour examen.
- 25 juillet : Finalisation de l’audit, avec mise à disposition des documents aux membres de la communauté et aux parties prenantes, et transmission aux organismes concernés.
Conclusion
Les outils d’états financiers, (énoncé financier) dans la section Rapports et budgétisation, comprennent des ressources essentielles pour la gestion, la vérification et la production de rapports financiers de l’organisation. Grâce au respect constant des ententes de financement et à la réalisation d’audits réguliers, l’organisation peut maintenir la transparence financière, satisfaire aux exigences en matière de reddition de comptes et promouvoir des pratiques financières durables.
Ces outils permettent au Chef et au Conseil / conseil d’administration, ainsi qu’aux membres de la communauté, de disposer de données financières exactes et fiables afin d’appuyer une prise de décision éclairée.
