Tableaux financiers pour les Premières Nations

Les tableaux financiers sont des documents complémentaires qui fournissent des renseignements détaillés sur certains aspects précis des finances d’une Première Nation et qui accompagnent les états financiers annuels consolidés. Il s’agit de tableaux distincts généralement présentés en annexe aux états financiers portant sur des sujets particuliers essentiels à la transparence et à la conformité. Pour les Premières Nations, trois principaux tableaux financiers sont requis :

Tableau de la rémunération et des dépenses – Chef et conseil :

Une liste détaillée de chaque chef et conseiller, du nombre de mois pendant lesquels ils ont exercé leurs fonctions durant l’exercice, de la rémunération versée à chacun et des dépenses remboursées à chacun.

Rémunération : comprend les salaires, commissions, primes, honoraires, dividendes et tout autre avantage monétaire ou non monétaire (à l’exclusion des remboursements de dépenses).

Dépenses : frais remboursés liés au transport, à l’hébergement, aux repas, ainsi qu’aux frais accessoires.

Ce tableau présente de manière détaillée ce qui a été versé aux élus de la Première Nation dans tous leurs rôles (y compris toute autre fonction exercée au sein d’entités consolidées) au cours de l’exercice.

Tableau de la rémunération et des dépenses – Cadres supérieurs non élus :

Semblable au tableau précédent, mais pour les employés cadres de la Première Nation (cadres non élus, comme le directeur des finances, directeur général, les directeurs de programmes importants ou d’autres membres clés de la direction). Il présente chaque cadre (ou son poste) avec le nombre de mois travaillés durant l’exercice, son salaire ou échelle salariale, toute autre rémunération (p. ex. primes ou allocations, y compris les remboursements de dépenses), ainsi qu’un détail des dépenses remboursées incluses dans cette rémunération.

Ce tableau assure la transparence de la rémunération des principaux membres de la direction qui ne sont pas des élus.

(Remarque : Les noms des personnes dans ce tableau peuvent être omis ou présentés comme facultatifs, en mettant l’accent sur les postes, afin de respecter la confidentialité tout en divulguant les niveaux de rémunération.)

Tableau des revenus et des dépenses – par programme :

Une présentation financière pour chaque programme, service ou projet financé administré par la Première Nation. Chaque programme a son propre tableau. Le tableau présente toutes les sources de revenus/financement du programme (p. ex. financement de SAC, autre financement gouvernemental, revenus autonomes) et toutes les dépenses du programme, généralement classées par type (salaires, déplacements, fournitures, etc.). Il comprend les montants budgétés et réels de l’exercice et, souvent, les chiffres de l’exercice précédent aux fins de comparaison. Il doit également indiquer clairement tout excédent ou déficit du programme et le traitement des fonds non dépensés (p. ex. reportés comme revenus reportés).

Essentiellement, chacun de ces tableaux s’apparente à un état des résultats pour le programme concerné, démontrant que les fonds ont été utilisés aux fins prévues.

Ces tableaux financiers sont préparés en plus des états financiers consolidés principaux. Ils ne font pas partie des états financiers vérifiés; ce sont des documents distincts qui accompagnent les états financiers.

Par exemple, la LTFPN précise explicitement que le Tableau de la rémunération et des dépenses (Chef et conseil) est un document distinct et doit faire l’objet d’un audit ou d’un examen indépendant par l’auditeur.

Les exigences de rapports financiers de SAC précisent également que les tableaux de rémunération ne doivent pas être inclus dans les états financiers vérifiés, mais fournis comme tableaux autonomes.

LTFPN : Loi sur la transparence financière des Premières Nations

En pratique, ces tableaux fournissent des renseignements ciblés aux parties prenantes : les membres de la communauté peuvent voir la rémunération et les avantages des dirigeants, et les bailleurs de fonds (ainsi que la communauté) peuvent voir comment les fonds de chaque programme ont été utilisés. Ils constituent un outil important de transparence, présenté dans un format structuré exigé par SAC et par la loi.

Les tableaux financiers servent à assurer la transparence, la responsabilisation et la conformité dans la gestion financière des Premières Nations, tant pour les membres de la communauté que pour les bailleurs de fonds.

Responsabilisation publique et transparence

La LTFPN a été adoptée afin de renforcer la responsabilisation en obligeant les Premières Nations à divulguer publiquement leurs états financiers vérifiés ainsi qu’un tableau de la rémunération et des dépenses du Chef et conseil.

En publiant ces chiffres (souvent sur le site Web de la Première Nation ou sur le site Profils des Premières nations d’Industrie Canada), les membres de la communauté et le public obtiennent une vue claire du montant versé aux dirigeants et des dépenses remboursées. Cette transparence contribue à renforcer la confiance envers les dirigeants et l’administration en démontrant que l’information financière n’est pas cachée. Elle contribue aussi à dissuader la mauvaise utilisation des fonds, puisqu’il existe une attente claire selon laquelle toute rémunération ou dépense sera visible pour la communauté.

Conformité aux ententes de financement (exigences de SAC/RCAANC)

La plupart des Premières Nations reçoivent un financement important dans le cadre d’ententes de financement avec SAC ou Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC). Ces ententes comportent des exigences en matière de rapports financiers qui comprennent la production des tableaux financiers décrits.

Le Guide de présentation des rapports de SAC précise que les Premières Nations doivent soumettre leurs états financiers avec les tableaux présentés en annexe (pour les programmes et la rémunération) dans le cadre de la reddition de comptes de fin d’exercice. Cela permet aux ministères de démontrer que les fonds ont été utilisés aux fins prévues selon les modalités de chaque programme. En bref, les tableaux aident à démontrer la conformité.

Par exemple, si une Première Nation a reçu du financement pour un programme d’éducation, le tableau des revenus et dépenses du programme montrera que les fonds destinés à l’éducation ont effectivement été consacrés à des activités d’éducation.

Utilité pour l’analyse et la gestion

Au-delà des exigences externes, les tableaux servent aussi à des fins internes. Ils fournissent aux dirigeants et aux gestionnaires une présentation claire des finances par programme et de la rémunération des dirigeants. Voir tous les excédents ou déficits de programme au même endroit facilite la prise de décision, par exemple pour déterminer s’il faut reporter les fonds non dépensés ou ajuster les budgets.

Les tableaux de rémunération, pour leur part, mettent en lumière les coûts de gouvernance (ce qui peut être utile pour les discussions communautaires ou l’étalonnage avec d’autres communautés). Ils permettent aussi de clarifier les malentendus en expliquant exactement ce qui constitue de la rémunération par rapport à des dépenses pour les dirigeants (en s’assurant, par exemple, que les remboursements de déplacement ne sont pas confondus avec un revenu personnel).

Lien avec les états financiers vérifiés

Les états financiers consolidés vérifiés présentent la situation financière globale et les résultats de la Première Nation (et de ses entités).

Les tableaux financiers permettent de fournir des détails supplémentaires dans des secteurs que les états financiers consolidés ne détaillent généralement pas.

Par exemple :

• les états financiers peuvent présenter une seule ligne pour les « dépenses d’administration » ou les « dépenses du Chef et conseil », alors que le tableau de rémunération présente ces montants par personne.
• les états financiers présentent les revenus et dépenses totaux par ministère ou service dans les notes, mais les tableaux de programme les présentent en détail par source de financement et par objet de dépense.

En fait, les tableaux appuient les états financiers vérifiés et doivent concorder avec ceux-ci.

Si l’ensemble des tableaux de programme est consolidé, ils devraient concorder avec les totaux des états financiers (en supposant que tous les programmes soient couverts), ce qui contribue à valider les chiffres. Ces tableaux existent en partie parce que les bailleurs de fonds (et la communauté) veulent des renseignements plus détaillés que ceux fournis dans les états financiers de haut niveau.

Toutefois, comme ces tableaux peuvent contenir des renseignements au niveau des personnes ou des programmes, ils sont conservés séparément des états financiers principaux et traités avec soin en ce qui concerne leur diffusion.

En résumé, ces tableaux servent à démontrer une bonne gouvernance. Ils assurent que les gouvernements des Premières Nations sont transparents quant à la rémunération des dirigeants et à l’utilisation des fonds destinés aux programmes communautaires, remplissant ainsi les obligations légales (comme la LTFPN) et les exigences de financement, tout en soutenant la gestion interne et la surveillance communautaire.

La responsabilité principale de préparer les tableaux financiers incombe à la gestion et au personnel des finances de la Première Nation, et non à l’auditeur externe. Il s’agit d’un point important, car il existe parfois une perception erronée selon laquelle les auditeurs vont « s’en charger ».

Responsabilité de la gestion

Le service des finances (directeur des finances, ou gestionnaire financier) de la Première Nation est responsable de recueillir les données et de produire ces tableaux avec exactitude. Selon la pratique courante et les directives de SAC, la gestion doit s’assurer que les tableaux sont préparés conformément aux instructions applicables (comme le manuel de rapports financiers de fin d’exercice de SAC) et qu’ils reflètent les registres réels de la Première Nation.

La gestion est également responsable de mettre en place les contrôles internes et la tenue de dossiers nécessaires pour appuyer les montants présentés dans les tableaux. Par exemple, l’équipe des finances devrait conserver la documentation relative à tous les paiements versés au Chef et au conseil, à toutes les réclamations de dépenses et aux transactions financières de chaque programme tout au long de l’exercice, afin de pouvoir compiler les tableaux après la fin de l’exercice. Elle devrait aussi examiner les tableaux terminés pour en vérifier l’exactitude et l’exhaustivité (p. ex. s’assurer que chaque conseiller est inscrit, que chaque programme financé possède son propre tableau et que les chiffres concordent avec le grand livre et les états financiers principaux).

Chef et conseil / Cadres supérieurs

Bien que le personnel des finances prépare les documents, les dirigeants politiques (Chef et conseil) et les cadres supérieurs jouent un rôle de surveillance et d’approbation. En général, une fois les tableaux préparés, un représentant autorisé de la Première Nation (souvent le directeur des finances ou un membre du conseil responsable du portefeuille des finances) doit approuver et signer les tableaux ou l’ensemble de rapports financiers. Les dirigeants doivent s’assurer que la gestion s’acquitte de ses responsabilités dans la préparation de ces rapports.

De plus, les membres du conseil devraient connaître et comprendre les montants qui les concernent (rémunération et dépenses) avant leur publication, afin d’éviter les surprises et d’être prêts à les expliquer aux membres de la communauté au besoin. Une bonne pratique de gouvernance consiste à présenter le contenu des tableaux au conseil avant leur finalisation et leur publication.

Rôle de l’auditeur externe

Un auditeur indépendant (ou un cabinet comptable) est mandaté pour auditer les tableaux ou effectuer une mission d’examen, de manière semblable à l’audit des états financiers. Toutefois, le rôle de l’auditeur est uniquement de vérifier les tableaux et d’exprimer une opinion (ou une conclusion) à leur égard, et non de les préparer. L’auditeur examinera les chiffres compilés par la gestion.

Par exemple, il vérifiera que les montants de chaque conseiller correspondent aux registres de paie et aux rapports de dépenses, ou que les revenus et dépenses des programmes correspondent aux grands livres, puis il produira un rapport.

La LTFPN et SAC exigent que le Tableau de la rémunération du Chef et conseil soit accompagné d’un rapport de l’auditeur ou d’un rapport de mission d’examen pour ce tableau. De même, la politique de SAC exige un rapport d’audit ou de mission d’examen pour le tableau des cadres supérieurs (et, si l’entente de financement le prévoit, les tableaux de programme peuvent aussi devoir être audités dans certains cas). Si l’auditeur effectue une mission d’examen (une forme d’assurance plus limitée qu’un audit) sur un tableau, il fournira une assurance limitée (en indiquant que rien n’a été porté à son attention qui soulève une préoccupation) plutôt qu’une opinion d’audit complète.

Dans tous les cas, la présence du rapport de l’auditeur donne de la crédibilité, mais toute constatation ou correction requise sera renvoyée à la gestion, puisque c’est elle qui a préparé les données.

Clarifier les idées reçues

• « Les auditeurs ne sont-ils pas censés préparer ces tableaux? » – Non. Les auditeurs testent et vérifient l’information, mais il revient au personnel de la Première Nation de compiler et de présenter les tableaux. Si la gestion ne les prépare pas, l’audit ou l’examen de mission ne peut pas être achevé. Les auditeurs peuvent fournir un modèle ou des indications, mais les chiffres proviennent des registres de la Première Nation, et la gestion les approuve.
• « Nous pouvons omettre un tableau si l’auditeur ne l’a pas demandé. » – Non. Même si l’auditeur se concentre sur les états financiers principaux, l’entente de financement et la LTFPN exigent ces tableaux. Ils sont souvent soumis aux bailleurs de fonds et (pour le Tableau du Chef et conseil) publiés séparément. Ce n’est pas facultatif, et les auditeurs refuseront généralement de donner leur approbation si des tableaux requis sont manquants.
• « Les tableaux font partie des états financiers. » – Pas exactement. Ce sont des documents distincts (surtout le tableau du Chef et conseil, selon la LTFPN) et ils ne sont généralement pas reliés à l’intérieur du rapport d’audit des états financiers. Il faut les considérer comme des annexes : ils accompagnent les états financiers. Une des raisons est que les états financiers vérifiés suivent les PCGR/NCSP, tandis que les tableaux des revenus et dépenses par programme, par exemple, sont plutôt des rapports de responsabilisation liés au financement (souvent non audités) aux fins de SAC. Les garder séparés permet d’éviter la confusion entre les états financiers vérifiés et ces tableaux complémentaires.

En résumé, l’équipe des finances de la Première Nation prépare les tableaux, les dirigeants les surveillent et les approuvent, et des auditeurs indépendants les examinent pour en vérifier l’exactitude. Toutes les parties doivent travailler ensemble pour s’assurer que les tableaux sont complétés correctement et à temps.

La préparation des tableaux financiers exige de suivre des directives précises afin que le contenu et le format respectent les exigences officielles. Les principales références et normes comprennent:

Exigences de rapports financiers de SAC

SAC (avec RCAANC) publie Le Guide de présentation des rapports qui décrit exactement ce que les Premières Nations doivent inclure dans leurs rapports financiers. Dans ce guide, le document Exigences en matière de rapports financiers pour 2025-2026 (ERF) explique chaque tableau requis en détail :

• Annexe A pour les revenus et dépenses par programme
• Annexe B pour Chef et conseil
• Annexe C pour les cadres supérieurs

Il fournit des modèles et des définitions, dont certaines ont été utilisées dans cet outil. Par exemple, les ERF définissent la « rémunération » et les « dépenses » selon la LTFPN et énumèrent les colonnes et les notes que chaque tableau doit comprendre. Les Premières Nations devraient suivre étroitement ces directives afin de s’assurer que rien n’est omis. (Nous avons harmonisé nos tableaux téléchargeables avec ces modèles de SAC.)

Les ERF précisent également quels tableaux doivent être audités ou peuvent être non audités, ainsi que leur lien avec les ententes de financement. Il est fortement recommandé aux agents des finances de conserver une copie du plus récent Le Guide de présentation des rapports.

Loi sur la transparence financière des Premières Nations (LTFPN)

La LTFPN (2013) est une loi fédérale (À propos de la Loi sur la transparence financière des Premières Nations) qui exige principalement deux éléments : (1) des états financiers consolidés annuels de la Première Nation, audités, et (2) un Tableau de la rémunération et des dépenses – Chef et conseil, accompagné d’un rapport d’audit indépendant ou d’un rapport de mission d’examen, qui doit être préparé et rendu public.

La Loi fournit les définitions officielles de la rémunération et des dépenses qui doivent être utilisées (citées plus haut). Elle fixe aussi un échéancier : ces documents doivent être divulgués dans les 120 jours suivant la fin de l’exercice (pour un exercice terminé le 31 mars, cela signifie généralement au plus tard le 29 juillet).

La LTFPN s’applique aux « bandes » au sens de la Loi sur les Indiens qui ne sont pas autonomes en vertu d’un traité moderne. Même si l’entente de financement d’une Première Nation avec SAC change, tant que la LTFPN est en vigueur, la communauté doit publier ces deux éléments. Ainsi, en pratique, la LTFPN détermine la portion publique des tableaux financiers (Chef et conseil), tandis que les exigences de financement de SAC déterminent les tableaux internes plus détaillés (programmes et cadres supérieurs).

Normes comptables du secteur public (NCSP/CCSP)

Lorsqu’elles préparent leurs états financiers consolidés, les Premières Nations suivent généralement les Normes comptables du secteur public (NCSP), comme le recommande le Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP). Ce sont les mêmes normes utilisées par les gouvernements au Canada, et elles assurent la cohérence et la crédibilité de l’information financière.

Quel est le lien avec les tableaux financiers?

Les états financiers principaux (que les tableaux appuient) sont préparés selon les NCSP (aussi appelées de façon informelles les PCGR du secteur public). Par exemple, les NCSP déterminent la comptabilisation des revenus et des dépenses (comptabilité d’exercice) et la consolidation des entités.

Les tableaux des revenus et dépenses par programme doivent eux aussi être préparés selon la comptabilité d’exercice (le guide de SAC le précise explicitement), ce qui signifie qu’il faut inclure les dépenses engagées et les revenus gagnés au cours de l’exercice, même s’ils n’ont pas encore été payés ou reçus, afin qu’ils correspondent à la façon dont ils apparaîtraient dans les états financiers vérifiés. Toutefois, certains aspects des tableaux sont propres aux exigences de SAC et ne correspondent pas à une présentation standard des NCSP.

Exemple:

• les états financiers selon les NCSP ne comprendraient normalement pas un tableau détaillé pour chaque programme, mais SAC l’exige à des fins de reddition de comptes.
• les tableaux de rémunération concernent davantage la transparence que le traitement comptable; ils présentent essentiellement les sorties de fonds et les avantages, soit des renseignements tirés des registres comptables, mais présentés par personne plutôt que par catégorie comptable.

Même si les NCSP constituent le cadre sous-jacent des états financiers, le format et le niveau de détail des tableaux sont régis par les règles de SAC et de la LTFPN.

Ces tableaux sont considérés comme des rapports financiers à usage particulier. Ils sont préparés « conformément aux instructions du manuel de rapports financiers de fin d’exercice de SAC » plutôt qu’entièrement selon les PCGR. Les utilisateurs doivent être conscients de cette distinction, tout en sachant que les chiffres se rattachent ultimement aux états financiers vérifiés conformes aux NCSP.

Circulaires de RCAANC/SAC et autres directives

À l’occasion, les bailleurs de fonds publient des directives supplémentaires. Si les éléments à déclarer changent (nouveaux programmes ou changements à la LTFPN, le cas échéant), SAC peut mettre à jour ses instruments de collecte de données (ICD) ou ses circulaires. Assurez-vous toujours d’avoir les plus récentes instructions pour l’exercice visé (elles peuvent changer légèrement d’une année à l’autre). L’entente de financement d’une Première Nation peut faire référence à un ensemble de rapports précis (p. ex. « F-0080 », le code de l’ensemble de rapports financiers annuels vérifiés des Premières Nations). Dans le cadre de l’ensemble F-0080, par exemple, les tableaux requis sont clairement indiqués.

En 2025-2026, F-0080 exigeait : des états financiers consolidés audités, un tableau audité du Chef et conseil, un tableau audité des cadres supérieurs et des tableaux de programme non audités. Connaître les exigences de cet ensemble de rapports aide à s’assurer qu’aucun élément n’est oublié.

Avis de non-responsabilité : Exigences régionales ou autres exigences de financement – (Remarque : Bien que le présent guide porte sur les exigences fédérales générales, n’oubliez pas que certaines régions ou certains programmes de financement spécialisés peuvent comporter des exigences de rapports supplémentaires. Une autorité de financement provinciale ou une entente de financement en santé pourrait demander un tableau ou un état particulier. Vérifiez toujours les ententes de financement propres à votre situation afin de repérer toute exigence particulière au-delà des exigences de base de SAC/LTFPN).

La préparation des tableaux financiers peut être une tâche maîtrisable plutôt qu’une course de dernière minute si elle est abordée avec de bonnes pratiques. Voici des conseils pratiques pour aider les équipes des finances des Premières Nations à compiler les tableaux requis efficacement et avec exactitude, tout en minimisant les problèmes d’audit et les coûts supplémentaires.

Intégrer le suivi des tableaux aux processus tout au long de l’année

N’attendez pas la fin de l’exercice pour recueillir l’information. Tout au long de l’exercice, tenez des registres ou des feuilles de calcul pour les éléments clés :

• Pour la rémunération du Chef et conseil, tenez un registre continu des paiements et remboursements de chaque personne. De nombreux systèmes financiers permettent d’étiqueter les transactions par personne, ou vous pouvez utiliser une simple feuille de calcul pour totaliser le salaire, les indemnités, les déplacements, etc. de chaque membre du conseil. Ainsi, au moment de préparer le tableau, les montants sont déjà totalisés (et vous n’avez qu’à les vérifier avec le grand livre).
• Pour les cadres supérieurs, faites la même chose : déterminez les postes admissibles (habituellement le directeur des finances, les directeurs de service, tout autre membre de la haute direction dont le salaire est important). Faites le suivi du salaire, des primes et des remboursements de dépenses au cours de l’exercice. Assurez-vous de connaître les dates de début et de fin si la personne n’a pas travaillé pendant les 12 mois complets (nécessaire pour la colonne « nombre de mois »).
• Pour les programmes, configurez votre plan comptable de façon à faciliter les rapports par programme. Idéalement, chaque programme ou entente de financement possède ses propres codes de compte ou codes de projet dans votre logiciel comptable. Enregistrez tous les revenus et toutes les dépenses avec les codes de programme appropriés. Si vous le faites, produire un tableau de programme revient souvent simplement à exécuter un rapport par code de programme qui présente tous les revenus et dépenses, puis à le formater dans le modèle de tableau requis.
• Utiliser des modèles et des formats standardisés : commencez avec les modèles fournis (voir la fin du présent guide pour les modèles téléchargeables de chaque type de tableau). L’utilisation d’un format standardisé garantit que toutes les colonnes et notes requises sont incluses. Remplissez les modèles avec vos données. Les modèles favorisent aussi la cohérence d’une année à l’autre, ce qui facilite à la fois l’examen interne et l’audit externe.
• Si SAC fournit des exemples de tableaux (annexes A, B et C dans le Guide de présentation des rapports), reproduisez leur disposition et leur libellé. Assurez-vous d’utiliser les définitions exactes de la rémunération et des dépenses dans toute section de notes, et détailler les revenus et les dépenses d’une manière logique conforme aux attentes de SAC (p. ex. classer les dépenses dans des catégories courantes comme les salaires, les déplacements, les fournitures, etc., comme à l’annexe A).

Rassembler tôt les pièces justificatives

Avant l’arrivée des auditeurs ou l’échéance de reddition de comptes :

• Rassemblez tous les procès-verbaux ou résolutions du Conseil liés à la rémunération (s’il y a eu une résolution fixant les taux d’indemnités ou les primes). Les auditeurs peuvent les demander pour vérifier que les paiements étaient autorisés.
• Assurez vous que tous les registres de paie de l’exercice sont complets et que les T4 ou sommaires concordent avec ce que vous présentez comme salaires.
• Regroupez les rapports de dépenses et les reçus pour les déplacements ou autres remboursements versés au Chef, aux conseillers et aux cadres supérieurs. Cela vous aide à revérifier que tous les paiements ont été inclus et correctement classés, et vous aurez les documents prêts si l’auditeur souhaite en sélectionner un échantillon.
• Pour chaque tableau de programme, compilez les ententes de financement et les modifications, ainsi qu’un sommaire budget-réel. Vous devriez être en mesure d’expliquer les écarts importants (p. ex. si un programme présente un excédent ou déficit important, ou si une catégorie de dépenses a largement dépassé le budget, soyez prêt à expliquer pourquoi, par exemple si certains projets ont été retardés). Avoir ces renseignements sous la main accélérera les réponses aux questions des auditeurs et aidera aussi lors des rapports au Conseil ou aux bailleurs de fonds.

Concilier avec les états financiers vérifiés

Une étape essentielle consiste à concilier les chiffres des tableaux à vos états financiers principaux et à votre balance de vérification.

• Le total de tous les revenus et dépenses de programme dans l’ensemble des tableaux de programme devrait concorder avec les totaux de l’état consolidé des résultats (ou au moins avec la portion des opérations qui couvre les programmes financés). Si ce n’est pas le cas, trouvez pourquoi! Certains comptes n’ont peut-être pas été attribués aux programmes, ou un programme a peut-être été oublié.
• Le total des dépenses du Chef et conseil dans le tableau de rémunération devrait correspondre au montant enregistré dans vos livres (souvent, les Premières Nations enregistrent les dépenses du Conseil dans un service précis ou une ligne de dépenses de gouvernance; assurez-vous que le total du tableau correspond à ce montant, en excluant tout élément qui n’est pas considéré comme de la « rémunération » selon la définition).
• Pour les cadres supérieurs, si les noms sont facultatifs et que vous présentez seulement les postes, assurez-vous qu’aucune personne n’est comptée deux fois et que toutes les personnes qui répondent aux critères de « cadre supérieur » sont incluses (certaines ententes de financement peuvent définir qui est considéré comme cadre supérieur, p. ex. toute personne dont le salaire dépasse un certain seuil ou des titres précis comme chef de la direction/directeur général). Concilier la rémunération totale présentée dans ce tableau avec vos comptes de charges salariales de gestion.

Planifier l’échéancier et les responsabilités

Marquez le délai de 120 jours à votre calendrier et planifiez à rebours. Une bonne pratique consiste à préparer des versions préliminaires des tableaux peu après la fin des travaux d’audit sur place. Attribuez des tableaux précis aux membres de l’équipe. Une personne peut s’occuper des tableaux de rémunération pendant qu’une autre prépare les tableaux de programme, puis une révision croisée peut être effectuée. Demandez au Chef ou au directeur des finances d’examiner le Tableau du Chef et conseil pour vérifier l’exactitude (orthographe des noms, chiffres exacts) avant qu’il soit transmis à l’audit.

Commencer tôt signifie aussi que si l’auditeur relève un problème, vous aurez le temps de le corriger sans être pris par l’échéance.

Consulter et communiquer

Si un élément est flou (p. ex. si un avantage particulier doit être inclus dans la rémunération ou comment traiter un financement particulier), demandez conseil. Vous pouvez consulter le bureau régional de SAC ou les ressources de l’AFOA pour obtenir des précisions. Il vaut mieux poser des questions tôt que de deviner et risquer de se tromper. Communiquez aussi avec vos auditeurs à l’avance; certains cabinets fournissent une liste de contrôle des tableaux requis et peuvent même partager un format type attendu. Connaître leurs attentes vous permet de préparer exactement ce dont ils ont besoin, ce qui peut faire gagner du temps (et réduire les honoraires d’audit).

Utiliser la comptabilité d’exercice et appliquer correctement la séparation des exercices

Assurez-vous d’appliquer la comptabilité d’exercice dans les tableaux (comme l’exige SAC). Cela signifie :

• Inclure toutes les dépenses engagées durant l’exercice dans les tableaux de programme, même si elles n’ont pas encore été payées (elles peuvent figurer dans les comptes fournisseurs). Par exemple, si un service a été rendu en mars mais que la facture est payée en avril, il doit quand même apparaître dans les dépenses de l’exercice terminé le 31 mars.
• De même, inclure tous les revenus gagnés (financement destiné à cet exercice) même si l’argent a été reçu après la fin de l’exercice. Si du financement a été reçu d’avance pour l’exercice suivant, il faut le reporter (ne pas le comptabiliser comme revenu de l’exercice courant). C’est important pour présenter avec exactitude les excédents/déficits et les soldes de fonds non dépensés.
• Assurez-vous que les fonds non dépensés à la fin de l’exercice sont clairement présentés. SAC s’attend à ce que les soldes d’ouverture et de clôture des revenus reportés soient divulgués pour chaque programme, le cas échéant. Une bonne pratique consiste à inclure une ligne pour « Financement non dépensé de l’exercice précédent (solde d’ouverture) » et une ligne pour « Solde non dépensé de fin d’exercice reporté », au besoin, dans le tableau de programme. Cela concordera avec le traitement des revenus reportés dans les états financiers. Cela indique aussi clairement aux lecteurs et aux bailleurs de fonds, par exemple : « Nous n’avons pas dépensé X $ des fonds cette année; voici le montant reporté à l’exercice suivant ou à retourner, selon l’entente. »

Examiner les erreurs courantes (et les corriger avant l’audit)

Consultez la section suivante sur les erreurs et risques courants, et utilisez-la comme liste de contrôle. Avant de finaliser les tableaux, vérifiez ces erreurs potentielles (par exemple, que vous n’avez pas exclu accidentellement une dépense ou classé par erreur un remboursement de déplacement du Chef comme rémunération).

Il est beaucoup mieux de repérer et corriger les erreurs vous-même que de laisser l’auditeur les trouver ou, pire, qu’un agent de SAC les signale après le dépôt.

Conseil pour réduire les coûts – tirer parti des missions d’examen

Si votre entente le permet, optez pour un rapport de mission d’examen plutôt qu’un audit complet des tableaux (à l’exception des états financiers principaux, qui doivent être audités). La LTFPN permet que le Tableau de la rémunération et des dépenses soit accompagné soit d’un rapport d’audit, soit d’un rapport de mission d’examen. Une mission d’examen est moins étendue (et moins coûteuse) qu’un audit, tout en fournissant une assurance limitée. De nombreuses Premières Nations choisissent une mission d’examen pour le Tableau du Chef et conseil.

De même, le tableau des cadres supérieurs peut souvent faire l’objet d’une mission d’examen. Cela peut réduire les coûts d’audit tout en répondant aux exigences. Les auditeurs examineront quand même l’information, mais avec moins de procédures qu’un audit. Assurez-vous simplement que la qualité de l’information est élevée; même dans une mission d’examen, si un élément est matériellement inexact, les auditeurs exigeront des modifications.

Même les équipes des finances bien préparées doivent être attentives à certaines erreurs fréquentes liées aux tableaux financiers. Voici les erreurs et risques courants, ainsi que des conseils pour les éviter :

Mauvaise classification de la rémunération et des dépenses

L’un des plus grands risques est de confondre ce qui doit être présenté sous « rémunération » et ce qui doit être présenté sous « dépenses » dans les tableaux de leadership. Par exemple, une allocation de déplacement ou un remboursement de kilométrage doit être présenté comme une « dépense », et non comme une partie du salaire. À l’inverse, tout honoraire ou allocation est de la « rémunération », même s’il n’a pas été versé par la paie. Il faut respecter strictement les définitions fournies par la LTFPN/SAC.

Une erreur courante consiste à omettre certains avantages de la rémunération (si un véhicule est fourni au Chef – un avantage non monétaire -, sa valeur équivalente doit être incluse dans la rémunération). Omettre un avantage ou inclure une dépense dans la mauvaise colonne peut entraîner une non-conformité et nécessiter des corrections.

Comment éviter cette erreur :

Utilisez les définitions comme liste de contrôle. Avant de finaliser, prenez chaque personne et vérifiez :

• Ai-je inclus dans la rémunération toutes les formes de paiement reçues (salaire, honoraires, primes, cartes-cadeaux ou dividendes de sociétés appartenant à la bande, etc.)?
• Ai-je inclus tous les remboursements de déplacements dans les dépenses (et rien d’autre)?
• Ai-je fait une réconciliation avec les registres de paie et les comptes fournisseurs afin de repérer les éléments qui auraient pu être mal codés?

Tableaux de programme manquants ou incomplets

Un autre problème fréquent consiste à oublier de produire un tableau pour un programme ou à ne pas présenter correctement les détails. Si votre Première Nation avait, par exemple, 10 programmes financés distincts, il devrait y avoir 10 tableaux de revenus et dépenses distincts (et possiblement un tableau pour les projets d’immobilisations, le cas échéant). Il arrive qu’une confusion survienne si le financement a été reçu tardivement ou si les programmes sont de faible ampleur; toutefois, SAC s’attend à un tableau pour chaque programme / service / activité / projet indiqué dans l’entente de financement.

Chaque tableau doit présenter les détails des revenus et des dépenses. Une erreur consisterait à présenter seulement les dépenses en supposant que les revenus sont connus; vous devez indiquer explicitement le revenu (financement) reçu pour ce programme, même s’il s’agit d’une seule ligne.

Un autre aspect de l’exhaustivité consiste à inclure les chiffres du budget et de l’exercice précédent lorsqu’ils sont requis. Laisser ces colonnes vides (sans explication) peut être considéré comme une omission.

Comment éviter cette erreur :

• Examinez l’entente de financement ou la liste des instruments de collecte de données (ICD) de SAC pour vous assurer que chaque tableau requis est pris en compte.
• Utilisez une liste de contrôle des programmes. Il peut être utile de reprendre exactement les noms de programmes de votre entente de financement dans les titres des tableaux pour plus de clarté. Si un programme a eu 0 $ de dépenses (peut-être parce que le financement est arrivé très tard et que vous l’avez reporté), incluez quand même le tableau indiquant le revenu et le fait que les fonds ne sont pas dépensés (afin que ce soit documenté).

Traitement inadéquat des fonds non dépensés ou des excédents

La façon de présenter les fonds qui n’ont pas été entièrement dépensés est essentielle. Une erreur courante consiste à les compenser ou à ne pas les présenter clairement. Par exemple, si un programme a reçu 100 000 $ et dépensé 90 000 $, il serait incorrect de présenter simplement les revenus = 90 k$ et les dépenses = 90 k$ (comme si tout était équilibré). Le tableau doit présenter le revenu complet de 100 k$, la dépense de 90 k$, puis indiquer l’excédent de 10 k$ (qui sera probablement reporté ou remboursé).

Les directives de SAC mentionnent expressément qu’il faut présenter les fonds non dépensés (présentés comme revenus reportés) ainsi que les soldes d’ouverture et de clôture des revenus reportés dans les tableaux. Si cela n’est pas indiqué, il pourrait sembler que vous n’avez pas reçu le financement complet ou que vous avez dépassé les dépenses.

Comment éviter cette erreur :

• Incluez toujours des lignes pour « Financement non dépensé de l’exercice précédent (s’il y a lieu) » et « Excédent/déficit de l’exercice courant » dans le tableau de programme.
• Si votre entente de financement permet le report, indiquez l’excédent comme revenu reporté à l’exercice suivant; sinon, notez qu’il est payable au bailleur de fonds.
• Assurez-vous que cela correspond à ce qui figure dans vos états financiers pour les revenus reportés. En comptabilisant clairement chaque dollar, vous évitez les malentendus.
• Vérifiez le financement conditionnel par rapport au financement inconditionnel : s’il s’agit d’une contribution fixe et que vous pouvez conserver l’excédent, il doit quand même être présenté comme revenu, puis probablement transféré à un autre fonds.

Absence de documentation justificative (piste d’audit)

Même si les tableaux semblent corrects, l’absence de pièces justificatives facilement disponibles représente un risque. Les auditeurs ou SAC peuvent remettre en question les montants si vous ne pouvez pas fournir de preuve.

Par exemple, si la ligne de dépenses du Chef est de 15 000 $ et que vous ne pouvez pas produire rapidement les reçus ou rapports de dépenses totalisant ce montant, cela soulève des questions.

Ou si un programme indique « dépenses diverses 50 000 $ », vous devez avoir le détail de ce qui compose ce montant.

Comment éviter cette erreur :

Conservez un dossier organisé (papier ou numérique) pour chaque tableau :

• Pour chaque personne inscrite aux tableaux de rémunération, conservez un petit dossier comprenant ses renseignements de paie, son contrat ou sa lettre de nomination (pour les taux de salaire), et toutes ses réclamations de dépenses. Ainsi, tout montant du tableau peut être retracé aux documents sources en quelques secondes.
• Pour chaque programme, conservez un classeur ou un dossier comprenant l’impression du grand livre du programme, les copies des factures importantes, l’entente de financement et tout rapport pertinent. Si l’auditeur demande une pièce justificative pour les 200 000 $ dépensés en « construction » dans un programme de logement, vous pourrez sortir les factures de l’entrepreneur.
• Assurez-vous que les approbations sont en place pour démontrer les contrôles (p. ex. réclamations de déplacement approuvées par le directeur général). Cela aide non seulement au bon déroulement de l’audit (réduisant les risques de retard ou d’opinion avec réserve), mais vous prépare aussi à répondre aux questions des dirigeants ou des membres de la communauté plus tard. À l’ère numérique, envisagez de numériser et d’indexer ces documents pour les retrouver facilement (certains logiciels comptables permettent même de joindre des images aux transactions, ce qui est encore mieux).

Ne pas impliquer les dirigeants assez tôt

Parfois, les tableaux peuvent devenir controversés après leur publication, surtout le Tableau de rémunération du Chef et conseil. Un risque consiste à ne pas informer le Conseil de ce qui sera déclaré. Si un conseiller a oublié un paiement ou ne réalise pas que le public verra un avantage donné, cela peut entraîner des enjeux internes ou des problèmes de relations publiques.

Comment éviter cette erreur :

Passez toujours en revue les montants finaux avec le Chef et conseil (à huis clos au besoin) avant leur finalisation. Expliquez ce qui est inclus et pourquoi. Cela permet de s’assurer que tout le monde comprend la même chose et peut clarifier toute confusion (« Ah, ce 5 000 $ correspondait à un déplacement pour une conférence, pas à une prime. »). Il est préférable que les différends ou malentendus soient réglés en privé et à l’avance, plutôt qu’après la publication des chiffres.

Échéancier et rapports en retard

Manquer le délai de 120 jours (pour la LTFPN) ou l’échéance du bailleur de fonds pour déposer les états financiers constitue un manquement à la conformité et un risque. SAC peut éventuellement retenir du financement ou prendre d’autres mesures si les rapports sont très en retard. La non-conformité à la LTFPN pourrait techniquement entraîner une intervention du ministre (même si l’application a été plus souple ces dernières années, il ne faut pas s’y riuser).

Comment éviter cette erreur :

• Planifiez à rebours à partir de l’échéance.
• Visez à ce que tous les tableaux soient prêts et approuvés au moins quelques semaines avant l’échéance afin que l’audit puisse être terminé et que les documents puissent être publiés.
• Si vous prévoyez des retards (par exemple, des enjeux de disponibilité de l’auditeur ou des difficultés à recueillir l’information), communiquez proactivement avec SAC et, au besoin, demandez officiellement une prolongation avant que l’échéance ne soit dépassée.
• La production ponctuelle de ces tableaux reflète positivement l’administration de la Première Nation.

En tenant compte de ces problèmes courants et en prenant des mesures préventives, vous pouvez réduire considérablement le risque d’erreurs dans vos tableaux financiers. Cela satisfait non seulement les auditeurs et les bailleurs de fonds, mais surtout, cela renforce l’intégrité de l’information financière de votre Première Nation auprès de ses membres.

Rappelez-vous que la qualité et la transparence de l’information financière sont des fondements de l’autonomie gouvernementale et de la confiance.

Avis de non-responsabilité : Le présent contenu est fondé sur les exigences fédérales générales (SAC et LTFPN) en vigueur à la date actuelle. Certaines Premières Nations ou autres organismes de financement peuvent avoir des exigences additionnelles ou légèrement différentes. Consultez toujours vos ententes de financement précises et le plus récent Guide de présentation des rapports de SAC pour obtenir les instructions définitives. Les directives et modèles fournis ici visent à offrir un bon point de départ aligné sur les normes nationales, que vous pouvez adapter aux besoins de votre communauté. En mettant en œuvre ces pratiques et outils, les professionnels des finances des Premières Nations peuvent respecter leurs obligations relatives aux tableaux financiers de manière pratique, transparente et efficace.

Modèles de tableaux financiers de vérification (exemples téléchargeables)

Pour vous aider dans votre travail, vous trouverez ci-dessous des modèles pour chacun des trois principaux tableaux financiers. Ces modèles sont inspirés des exemples officiels de SAC (annexes B, C et A du Guide de présentation des rapports de SAC) et sont fournis dans un format compatible avec Microsoft Excel ou Word.

Les équipes des finances des Premières Nations peuvent adapter ces modèles à leur besoin en y inscrivant les renseignements propres à leur communauté et en les modifiant, au besoin, selon leur contexte.

Modèle 1 : Tableau de la rémunération et des dépenses – Chef et conseil
Utilisez ce tableau pour présenter chaque membre élu et sa rémunération pour l’exercice.

Modèle 2 : Tableau de la rémunération et des dépenses – Cadres supérieurs non élus
Ce modèle sert à présenter la rémunération des cadres supérieurs (employés) qui ne font pas partie du Chef et conseil.

Modèle 3 : Tableau des revenus et des dépenses – Par programme
L’exemple de format ci-dessous peut être reproduit pour chaque programme. Remplacez « [Nom du programme] » par le programme précis (p. ex. services de santé, éducation, logement, développement économique, etc., selon votre entente de financement). Incluez l’exercice financier dans le titre.

• Présentez les revenus et les dépenses selon la comptabilité d’exercice (et non de caisse), conformément aux exigences de SAC. Incluez tout le financement comptabilisé au cours de l’exercice et les dépenses engagées pendant l’exercice.
• La colonne Budget doit refléter le budget approuvé du programme (selon l’entente de financement ou le budget interne de la bande). Cela donne du contexte aux niveaux de dépenses.
• Si le programme est financé par plusieurs sources, présentez séparément chaque source de revenus importante pour assurer la transparence. Par exemple, si SAC et la Première Nation contribuent tous deux des fonds, présentez les deux.
• Pour les dépenses, présentez-les en catégories logiques. Les catégories de l’exemple ci-dessus sont courantes, mais vous devriez utiliser les catégories qui conviennent au programme et qui correspondent à la façon dont vous en faites le suivi dans les comptes. Assurez-vous que les principaux types de dépenses sont clairement indiqués (évitez de tout regrouper sous « autre »).
• Chaque tableau devrait être approuvé et signé par un représentant autorisé, puis soumis à SAC avec les états financiers vérifiés. Habituellement, ces tableaux de programme ne sont pas audités, mais ils doivent tout de même être exacts et peuvent être examinés par les auditeurs pour vérifier la cohérence.
• Conservez la documentation relative aux revenus (lettres de confirmation du financement) et aux dépenses (factures, etc.), comme indiqué, afin d’appuyer ces chiffres.

Liste de vérification – Préparation des tableaux financiers
Cette liste de vérification vise à aider les équipes des finances des Premières Nations à préparer les tableaux financiers de manière efficace, exacte et conforme aux exigences de SAC et de la LTFPN.